Kurz gesagt
- Die Vertriebsorganisation regelt Rollen, Teams und Zuständigkeiten.
- Typisch ist eine Aufteilung nach Region, Produkt, Kundengruppe oder Funktion.
- Die passende Form hängt von Kunden, Angebot und Größe ab.
- Klare Übergaben zwischen Rollen sind wichtiger als das Organigramm.
Was ist eine Vertriebsorganisation?
In einem kleinen Unternehmen verkauft oft eine Person alles an alle. Mit dem Wachstum wird das schwierig. Kunden werden unterschiedlicher, Produkte zahlreicher, Regionen größer. Dann stellt sich die Frage, wie der Vertrieb aufgeteilt werden soll. Die Antwort darauf ist die Vertriebsorganisation.
Sie regelt, welche Rollen es gibt, wer wofür zuständig ist und wie die Teile zusammenarbeiten.
Typische Organisationsformen
| Form | Aufteilung nach | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Regional | Gebieten oder Ländern | Kunden vor Ort betreut werden müssen |
| Produktorientiert | Produkten oder Sparten | Produkte sehr unterschiedliches Wissen erfordern |
| Kundenorientiert | Branchen oder Kundengrößen | Kundengruppen sehr verschiedene Bedürfnisse haben |
| Funktional | Aufgaben wie Gewinnung, Abschluss, Betreuung | Prozesse spezialisiert werden sollen |
| Gemischt | Kombination | Mehrere Faktoren wichtig sind |
In der Praxis sind gemischte Formen häufig, etwa Key Accounts nach Kunde, alle anderen nach Region.
Funktionale Aufteilung
Viele Unternehmen teilen den Vertrieb heute nach Aufgaben auf. Ein Team gewinnt und qualifiziert Kontakte, ein anderes berät und schließt ab, ein drittes betreut bestehende Kunden.
| Funktion | Typische Rolle |
|---|---|
| Kontakte gewinnen | Sales Development Representative oder Business Development Representative |
| Abschließen | Account Executive |
| Betreuen und ausbauen | Account Management oder Customer Success |
| Unterstützen | Vertriebsinnendienst, Presales, Sales Operations |
Diese Aufteilung erlaubt Spezialisierung. Dafür braucht sie saubere Übergaben, sonst gehen Informationen verloren.
Wie finden Sie die passende Organisation?
- Kunden verstehen Wie kaufen sie, wie wollen sie betreut werden?
- Aufgaben beschreiben Welche Schritte gibt es vom Erstkontakt bis zur Verlängerung?
- Rollen zuordnen Wer übernimmt welche Schritte?
- Übergaben festlegen Was wird wann wie weitergegeben?
- Kapazität planen Wie viele Personen braucht jede Rolle?
- Prüfen und anpassen Nach einigen Monaten auswerten.
Interne und externe Teile
Nicht jede Rolle muss intern besetzt sein. Manche Unternehmen lassen Kontaktgewinnung, Terminvereinbarung oder Aktionen im Bestand von externen Teams übernehmen. Das kann sinnvoll sein, wenn Kapazität schwankt oder besondere Erfahrung gebraucht wird. Wichtig ist, externe Teams wie einen Teil der Organisation einzubinden. Siehe Vertriebsoutsourcing.
Zeichnen Sie den Weg eines typischen Kunden durch Ihren Vertrieb auf und markieren Sie jede Übergabe. An diesen Stellen entstehen die meisten Reibungsverluste.
Organisation nach Unternehmensgröße
In kleinen Unternehmen übernimmt oft eine Person alle Schritte, unterstützt von der Geschäftsführung. Mit wachsendem Team lohnt sich zuerst die Trennung von Neukundengewinnung und Bestandsbetreuung. Später folgen Spezialisierungen nach Kundengruppen oder Regionen und unterstützende Rollen. Jeder Schritt sollte dem Kunden nützen und nicht nur die interne Ordnung verbessern.
Typische Fehler
- Die Organisation nach Personen statt nach Kunden ausrichten.
- Zu viele Übergaben ohne klare Regeln.
- Kunden doppelt oder gar nicht zuordnen.
- Die Organisation beim Wachstum nicht anpassen.
Häufige Fragen
Was versteht man unter Vertriebsorganisation?
Den Aufbau des Vertriebs mit Rollen, Teams, Zuständigkeiten und Abläufen.
Welche Formen der Vertriebsorganisation gibt es?
Typisch sind regionale, produktorientierte, kundenorientierte und funktionale Formen sowie Mischungen daraus.
Wann sollte man die Vertriebsorganisation ändern?
Wenn das Unternehmen deutlich wächst, neue Kundengruppen oder Produkte hinzukommen oder Übergaben und Zuständigkeiten regelmäßig zu Problemen führen.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
