Das Wichtigste in Kürze
- Recruiting und Vertrieb brauchen unterschiedliche Gespräche und feste Zeiten.
- Stellenanzeigen, Wachstum und Saisonspitzen sind gute Anlässe für einen Anruf.
- Anonymisierte Profile nur mit Einwilligung der Kandidaten vorstellen.
- Aus Einzelaufträgen werden mit guter Betreuung langfristige Partnerschaften.
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Die besondere Lage von Personaldienstleistern
Personaldienstleister haben zwei Arten von Kunden. Auf der einen Seite stehen die Kandidaten, die eine neue Stelle suchen. Auf der anderen Seite stehen die Unternehmen, die Personal brauchen. Beide müssen gewonnen werden, und beide erwarten unterschiedliche Gespräche. Viele Personaldienstleister sind stark darin, Kandidaten zu finden. Bei der Gewinnung neuer Firmenkunden hapert es oft, weil die Zeit fehlt oder das Vorgehen unklar ist.
Dazu kommt ein harter Wettbewerb. Viele Unternehmen bekommen regelmäßig Anrufe von Personaldienstleistern und reagieren entsprechend zurückhaltend.
Warum Recruiting und Vertrieb verschieden sind
Im Recruiting sprechen Sie mit Menschen, die etwas von Ihnen wollen, nämlich eine neue Stelle. Im Vertrieb sprechen Sie mit Menschen, die zunächst nichts von Ihnen wollen. Das verändert das Gespräch. Statt Fragen zu beantworten, müssen Sie Interesse wecken. Statt einen Lebenslauf zu prüfen, müssen Sie einen Bedarf herausfinden. Siehe Bedarfsanalyse.
Viele Recruiter fühlen sich in dieser Rolle zunächst unwohl. Ein klarer Leitfaden, Übung im Rollenspiel und feste Zeiten helfen, diese Hürde zu nehmen.
Zielbranchen und Ansprechpersonen festlegen
Nicht jedes Unternehmen ist ein guter Kunde. Konzentrieren Sie sich auf Branchen und Berufsgruppen, in denen Sie stark sind und gute Kandidaten haben. Ein Personaldienstleister mit Schwerpunkt Logistik hat bei Lagerbetrieben bessere Chancen als bei Softwarefirmen.
| Ansprechperson | Was sie beschäftigt |
|---|---|
| Personalabteilung | Offene Stellen, Zeit bis zur Besetzung, Kosten |
| Fachabteilung | Fehlende Leute im Team, Arbeitsbelastung, Fachwissen |
| Geschäftsführung | Wachstum, Kosten, Verlässlichkeit |
In kleineren Firmen entscheidet oft die Geschäftsführung selbst. In größeren Unternehmen ist die Fachabteilung ein guter Einstieg, weil sie den Mangel direkt spürt. Siehe Entscheider.
Gute Anlässe für einen Anruf
Ein Anruf mit Anlass wird eher angenommen als ein allgemeiner Werbeanruf.
- Offene Stellen Eine Stellenanzeige, die schon länger online ist, deutet auf Schwierigkeiten bei der Besetzung hin.
- Wachstum Neue Standorte, Aufträge oder Produkte brauchen neues Personal.
- Saisonspitzen Handel, Logistik und Produktion brauchen zu bestimmten Zeiten mehr Leute.
- Wechsel in der Personalabteilung Neue Ansprechpersonen sind oft offen für neue Partner.
- Frühere Zusammenarbeit Kunden, die vor Jahren mit Ihnen gearbeitet haben, erinnern sich oft gern.
Mit Stellenanzeigen arbeiten
Stellenanzeigen sind für Personaldienstleister eine wichtige Quelle. Sie zeigen, wer sucht und was gesucht wird. Achten Sie aber auf Hinweise in der Anzeige. Viele Unternehmen schreiben ausdrücklich, dass sie keine Anfragen von Personaldienstleistern wünschen. Diesen Wunsch sollten Sie respektieren. Ein Anruf gegen einen klar geäußerten Wunsch schadet dem Ruf und kann rechtliche Folgen haben.
Werbeanrufe bei Unternehmen brauchen zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Ein ausdrücklicher Hinweis, dass keine Anrufe von Dienstleistern gewünscht sind, spricht dagegen. Werbliche E-Mails brauchen auch im B2B eine Einwilligung. Lassen Sie Ihr Vorgehen rechtlich prüfen.
Mit Kandidatenprofilen anrufen
Viele Personaldienstleister rufen mit einem konkreten Kandidaten an. Das ist oft ein guter Einstieg, weil es einen echten Anlass gibt. Wichtig ist der Datenschutz. Ein Profil darf nur mit Einwilligung des Kandidaten vorgestellt werden und sollte zunächst anonymisiert sein. Name, Anschrift und aktueller Arbeitgeber gehören nicht in ein erstes Gespräch. Siehe DSGVO im Vertrieb.
Anruf mit einem anonymisierten Profil
- Recruiterin
- Guten Tag, Herr Vogt. Ich habe gesehen, dass Sie eine Fachkraft für Lagerlogistik suchen. Ich betreue gerade eine erfahrene Kandidatin aus Ihrer Region, die genau so eine Stelle sucht. Darf ich Ihnen kurz erzählen, was sie mitbringt?
- Kunde
- Ja, kurz.
- Recruiterin
- Sie hat acht Jahre Erfahrung, Staplerschein und Erfahrung mit Lagerverwaltungssystemen. Wäre das grundsätzlich interessant für Sie?
Ein konkreter Anlass mit anonymisiertem Profil. Das Beispiel ist zur Veranschaulichung erfunden.
Typische Einwände
Personaldienstleister hören bestimmte Einwände sehr oft. Wer sie kennt, kann ruhig darauf eingehen. Siehe Einwände am Telefon.
| Einwand | Mögliche Reaktion |
|---|---|
| Wir arbeiten nicht mit Dienstleistern | Nach den Gründen fragen, ohne zu drängen, und das respektieren |
| Das ist uns zu teuer | Fragen, was eine unbesetzte Stelle heute kostet |
| Wir haben schon einen Partner | Fragen, ob es Stellen gibt, die schwer zu besetzen sind |
| Schicken Sie mir etwas | Fragen, was genau hilft, und einen Rückruf vereinbaren |
Feste Zeiten für die Akquise
Der häufigste Grund, warum Akquise bei Personaldienstleistern nicht klappt, ist fehlende Zeit. Ein dringender Auftrag, ein Kandidat mit Fragen, ein Kunde mit Wünschen, und schon ist der Tag vorbei. Legen Sie deshalb feste Zeiten für die Akquise fest, zum Beispiel zwei Stunden an drei Vormittagen pro Woche. In diesen Zeiten wird nur akquiriert. Rückrufe von Kandidaten werden danach erledigt.
Praxistipp. Tragen Sie die Akquisezeiten als feste Termine in den Kalender ein und behandeln Sie sie wie einen Kundentermin. Wer sie verschiebt, verschiebt sie meistens für immer.
Nachfassen mit Abstand
Ein Nein heute ist kein Nein für immer. Ein Unternehmen, das gerade keinen Bedarf hat, sucht vielleicht in drei Monaten. Vereinbaren Sie, wann Sie sich wieder melden dürfen, und halten Sie diesen Termin ein. Wer zweimal klar ablehnt, sollte aber nicht weiter angesprochen werden. Siehe Follow-up.
Wir haben Kunden sechs Wochen nach einer Ablehnung noch einmal angerufen, mit einem Einstieg, der den Grund des ersten Neins aufgriff. 11 % sagten im zweiten Anlauf Ja, 84 % davon sind weiterhin aktiv. Wer auch beim zweiten Mal ablehnte, wurde nicht weiter angesprochen (Fallstudie Aus Nein wird Ja).
Den ersten Auftrag gut betreuen
Der erste Auftrag entscheidet darüber, ob ein Kunde bleibt. Melden Sie sich regelmäßig, auch wenn es nichts Neues gibt. Fragen Sie nach dem Start eines Kandidaten, wie es läuft. Wer sich nach der Besetzung kümmert, zeigt, dass ihm mehr an der Zusammenarbeit liegt als an der Provision. Siehe Kundenbeziehung.
Vom Einzelauftrag zur Partnerschaft
Aus einem guten Einzelauftrag kann eine dauerhafte Zusammenarbeit werden. Fragen Sie nach einigen erfolgreichen Besetzungen, welche Stellen in den nächsten Monaten geplant sind. Bieten Sie an, regelmäßig passende Profile vorzustellen. Für größere Kunden kann ein Rahmenvertrag sinnvoll sein, der Konditionen und Abläufe festlegt. Siehe Rahmenvertrag.
Kennzahlen für die Akquise
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Gespräche mit Entscheidern pro Woche | Ob genug Akquise stattfindet |
| Neue Suchaufträge pro Monat | Was die Akquise bringt |
| Anteil Kunden mit Folgeauftrag | Wie gut die Betreuung ist |
| Umsatz pro Kunde im Jahr | Wie wertvoll die Beziehungen sind |
Die Akquise auslagern
Manche Personaldienstleister geben die Erstansprache an einen externen Dienstleister ab. Das Telefonteam klärt Bedarf und Ansprechpersonen und vereinbart Termine, die Recruiter übernehmen dann die Beratung. Das kann sinnvoll sein, wenn intern die Zeit fehlt. Wichtig ist ein gutes Briefing über Branchen, Stärken und Ausschlüsse. Mehr dazu im Beitrag Telefonvertrieb auslagern.
Die eigenen Stärken kennen
Viele Personaldienstleister stellen sich am Telefon mit denselben Sätzen vor. Schnell, zuverlässig, große Auswahl. Das sagen alle. Überlegen Sie stattdessen, was Sie wirklich unterscheidet. Vielleicht kennen Sie eine Region besonders gut, haben einen starken Pool in einem bestimmten Beruf oder besetzen Stellen, an denen andere scheitern. Ein konkretes Beispiel aus einem früheren Auftrag überzeugt mehr als jede allgemeine Beschreibung. Sammeln Sie solche Beispiele und nutzen Sie sie im Gespräch.
Typische Fehler
- Akquise nur machen, wenn gerade Zeit ist.
- Firmen anrufen, die ausdrücklich keine Dienstleister wünschen.
- Profile ohne Einwilligung oder nicht anonymisiert vorstellen.
- Nach dem ersten Auftrag nicht mehr melden.
- Alle Branchen gleichzeitig ansprechen.
Das können Sie diese Woche umsetzen
- Legen Sie drei feste Akquisezeiten pro Woche fest.
- Wählen Sie zwei Branchen aus, in denen Sie besonders stark sind.
- Sammeln Sie zehn Stellenanzeigen, die schon länger online sind.
- Bereiten Sie Antworten auf die vier häufigsten Einwände vor.
- Rufen Sie drei frühere Kunden an und fragen Sie nach geplanten Stellen.
Checkliste zum Ausdruckenin der Arbeitshilfe als PDF, 3 Seiten, 98 KB
Häufige Fragen
Wie gewinnen Personaldienstleister neue Kunden?
Mit einer klaren Zielgruppe, guten Anlässen wie offenen Stellen oder Wachstum, festen Akquisezeiten und guter Betreuung nach dem ersten Auftrag.
Darf ich Unternehmen mit offenen Stellen anrufen?
Bei Unternehmen braucht es zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Wer in der Anzeige ausdrücklich keine Dienstleister wünscht, sollte nicht angerufen werden. Lassen Sie Ihr Vorgehen prüfen.
Darf ich Kandidatenprofile an Firmen schicken?
Nur mit Einwilligung des Kandidaten und zunächst anonymisiert. Persönliche Daten gehören erst in ein späteres Gespräch.
Begriffe aus diesem Artikel
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
