Kurz gesagt
- Die DSGVO gilt auch für Daten von Ansprechpersonen in Unternehmen.
- Für Werbung braucht es eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse.
- Ob ein Kanal wie Telefon oder E-Mail erlaubt ist, regelt zusätzlich das Wettbewerbsrecht.
- Wer der Werbung widerspricht, darf dafür nicht mehr angesprochen werden.
Was regelt die DSGVO im Vertrieb?
Viele denken, Datenschutz betreffe nur Verbraucher. Das stimmt nicht. Auch der Name und die Durchwahl einer Einkaufsleiterin sind personenbezogene Daten. Sobald Ihr Vertrieb solche Daten speichert, nutzt oder weitergibt, gilt die DSGVO.
Sie regelt vor allem drei Fragen. Auf welcher Grundlage dürfen Sie die Daten nutzen? Was müssen Sie den Betroffenen mitteilen? Und was passiert, wenn jemand widerspricht?
Zwei Regelwerke, die zusammenspielen
| Regelwerk | Frage | Beispiel |
|---|---|---|
| DSGVO | Dürfen Sie die Daten verarbeiten? | Darf die Telefonnummer im CRM für Werbung genutzt werden? |
| Wettbewerbsrecht (UWG) | Dürfen Sie diesen Kanal für Werbung nutzen? | Ist der Anruf oder die E-Mail ohne Einwilligung zulässig? |
Beides muss erfüllt sein. Eine E-Mail kann datenschutzrechtlich auf ein berechtigtes Interesse gestützt sein und trotzdem nach Wettbewerbsrecht unzulässig, weil die Einwilligung fehlt. Die Regeln für Anrufe und E-Mails stehen unter Kaltakquise und Cold E-Mail.
Welche Rechtsgrundlagen gibt es?
- Einwilligung Die Person hat ausdrücklich zugestimmt, etwa in einem Formular. Sie kann jederzeit widerrufen werden.
- Vertrag Daten, die Sie für einen laufenden Vertrag brauchen, etwa zur Lieferung.
- Berechtigtes Interesse Direktwerbung kann ein berechtigtes Interesse sein, wenn die Interessen der Person nicht überwiegen. Das ist eine Abwägung im Einzelfall.
Welche Pflichten haben Sie?
- Informieren Wer Daten nicht direkt bei der Person erhoben hat, etwa aus gekauften Adressen, muss sie spätestens beim ersten Kontakt informieren, auch über die Quelle.
- Widerspruch beachten Gegen Direktwerbung kann jede Person jederzeit widersprechen. Danach dürfen ihre Daten für Werbung nicht mehr genutzt werden.
- Auskunft geben Auf Anfrage müssen Sie sagen, welche Daten Sie gespeichert haben und woher sie stammen.
- Dienstleister vertraglich binden Wer Daten im Auftrag verarbeitet, etwa ein Callcenter, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Löschen Daten, die nicht mehr gebraucht werden, gehören gelöscht.
Führen Sie eine zentrale Sperrliste, auf die alle Kanäle und Dienstleister zugreifen. Ein Widerspruch am Telefon muss auch im E-Mail-System und bei der nächsten Briefaktion ankommen.
Was das im Telefonvertrieb bedeutet
Wenn ein Angerufener fragt, woher Sie seine Nummer haben, braucht der Agent eine ehrliche Antwort. Das gehört in jeden Gesprächsleitfaden. Ebenso klar muss sein, wie ein Widerspruch aufgenommen und weitergegeben wird. Gespräche aufzuzeichnen ist nur mit Rechtsgrundlage zulässig, in der Regel mit Information und Zustimmung.
Datenschutz und Wettbewerbsrecht hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie Datenquellen, Abläufe und Texte von Ihrer Datenschutzberatung prüfen.
Quellen
Typische Fehler
- Annehmen, dass die DSGVO im B2B nicht gilt.
- Nur das Datenschutzrecht prüfen und das Wettbewerbsrecht vergessen.
- Auf die Frage nach der Datenquelle keine Antwort haben.
- Widersprüche nur im Telefonsystem vermerken.
- Dienstleister ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung beauftragen.
Häufige Fragen
Ist Kaltakquise nach DSGVO erlaubt?
Die DSGVO verbietet sie nicht grundsätzlich. Direktwerbung kann auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden. Ob der Anruf oder die E-Mail selbst erlaubt ist, regelt aber das Wettbewerbsrecht, und das ist bei E-Mails und bei Verbrauchern streng.
Gilt die DSGVO auch für Firmendaten?
Für reine Firmendaten wie den Namen einer GmbH nicht. Sobald es um Ansprechpersonen geht, etwa Name, Durchwahl oder persönliche E-Mail-Adresse, schon.
Was muss ich tun, wenn jemand der Werbung widerspricht?
Den Widerspruch dokumentieren, die Person für Werbung sperren und dafür sorgen, dass alle Kanäle und Dienstleister die Sperre kennen.
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
