Kurz gesagt
- Bei der Terminierung vereinbart ein Team Termine, die später der Vertrieb führt.
- Ein guter Termin hat einen bestätigten Anlass, die richtige Ansprechperson und klare Erwartungen.
- Wichtiger als die Zahl der Termine ist, wie viele stattfinden und zu Aufträgen führen.
- Eine kurze Bestätigung und eine Erinnerung senken die Ausfallquote.
Was bedeutet Terminierung im Vertrieb?
Viele Vertriebsteams teilen die Arbeit auf. Die einen telefonieren und vereinbaren Termine, die anderen führen sie. Das spart den Verkäufern im Außendienst oder im Beratungsgespräch Zeit, die sie sonst am Telefon verbringen würden.
Terminierung ist damit eine besondere Form der Telefonakquise. Das Gesprächsziel ist eng. Sie wollen Interesse prüfen, Bedarf grob klären und einen Termin festmachen. Wer am Telefon schon verkaufen will, verliert den Termin oft.
Wie läuft eine Terminierung ab?
- Zielgruppe und Anlass festlegen Wen rufen Sie an, und warum gerade jetzt?
- Richtige Person erreichen Oft führt der Weg über Empfang oder Assistenz. Siehe Gatekeeper.
- Interesse und Bedarf prüfen Zwei bis drei Fragen reichen. Mehr gehört in den Termin.
- Termin vorschlagen Zwei konkrete Zeiten anbieten statt offen zu fragen.
- Bestätigen Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Thema und Art des Termins per E-Mail festhalten.
- Übergeben Der Verkäufer bekommt alle Notizen aus dem Gespräch.
So kann der Terminvorschlag klingen
- Agent
- Dann würde ich vorschlagen, dass sich Herr Albrecht aus unserem Vertrieb das mit Ihnen in einer halben Stunde genauer ansieht. Passt Ihnen eher Dienstag um 10 Uhr oder Donnerstag um 14 Uhr?
- Kunde
- Donnerstag ist besser.
- Agent
- Gut. Sie bekommen gleich eine kurze Bestätigung mit den drei Punkten, die wir besprochen haben.
Zwei konkrete Zeiten und eine Bestätigung mit Inhalt. Namen sind zur Veranschaulichung erfunden.
Was macht einen guten Termin aus?
| Merkmal | Guter Termin | Schwacher Termin |
|---|---|---|
| Ansprechperson | Entscheidet mit oder bringt Entscheider mit | Hat keinen Einfluss auf die Entscheidung |
| Anlass | Konkreter Bedarf ist benannt | Nur allgemeines Interesse |
| Erwartung | Kunde weiß, worum es geht und wie lange es dauert | Kunde hat „mal zugehört“ |
| Bestätigung | Schriftlich mit Thema | Nur mündlich |
Ein Termin, der unter Druck zustande kam, findet oft nicht statt. Oder er findet statt und endet nach zehn Minuten. Beides kostet den Verkäufer mehr Zeit als ein ehrliches Nein am Telefon.
Welche Kennzahlen zählen?
- Erreichte Entscheider pro Stunde
- Termine pro erreichtem Entscheider
- Ausfallquote, also abgesagte oder nicht wahrgenommene Termine
- Anteil der Termine, aus denen ein Angebot oder Auftrag entsteht
Rechenbeispiel Ausfallquote
- Vereinbarte Termine im Monat
- 80
- Davon abgesagt oder nicht erschienen
- 12
- Ausfallquote
- 12 ÷ 80 × 100 = 15 %
Die Zahlen sind ein erfundenes Beispiel.
Was rechtlich gilt
Terminierung bei Verbrauchern ist ein Werbeanruf und braucht eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Bei Unternehmen kann eine mutmaßliche Einwilligung reichen, wenn ein konkreter Bezug zum Geschäft besteht. Einzelheiten unter Kaltakquise.
Lassen Sie Zielgruppe und Vorgehen vor dem Start rechtlich prüfen.
Typische Fehler
- Terminierer nach der Zahl der Termine bezahlen, ohne die Qualität zu prüfen.
- Am Telefon schon das ganze Angebot erklären.
- Keine schriftliche Bestätigung schicken.
- Notizen aus dem Telefonat nicht an den Verkäufer weitergeben.
- Abgesagte Termine nicht nachfassen.
Häufige Fragen
Was kostet Terminierung durch einen Dienstleister?
Üblich sind Abrechnungen pro Stunde oder pro Termin, manchmal kombiniert. Bei reiner Bezahlung pro Termin sollten Sie Qualitätskriterien vereinbaren, damit nicht Masse vor Qualität geht.
Wie viele Termine schafft ein Terminierer am Tag?
Das hängt stark von Zielgruppe, Erreichbarkeit und Qualitätsanspruch ab. Vergleichen Sie lieber Termine pro erreichtem Entscheider und den Anteil, der zu Aufträgen führt.
Wie senkt man die Ausfallquote bei Terminen?
Mit einem ehrlichen Gespräch, einer schriftlichen Bestätigung mit Thema und einer kurzen Erinnerung am Vortag. Termine, die unter Druck entstanden sind, fallen am häufigsten aus.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
