Das Wichtigste in Kürze
- Klären Sie vor dem Anruf, wen Sie anrufen und warum gerade jetzt.
- Legen Sie ein Gesprächsziel fest, das der Kunde mit Ja beantworten kann.
- Ein Leitfaden gibt Struktur, ersetzt aber nicht das Zuhören.
- Vereinbaren Sie am Ende einen konkreten nächsten Schritt mit Termin.
Warum die Vorbereitung über das Gespräch entscheidet
Im B2B-Vertrieb haben Sie selten viel Zeit. Ihre Ansprechperson nimmt den Anruf zwischen zwei Terminen an und entscheidet in den ersten Sätzen, ob sie zuhört. Wer vorbereitet ist, kommt schneller zum Punkt und klingt nicht wie ein weiterer Werbeanruf.
Vorbereitung heißt nicht, jedes Detail auswendig zu lernen. Es geht um drei Dinge. Wen Sie anrufen, warum gerade jetzt und was am Ende des Gesprächs stehen soll.
Recherche vor dem ersten Anruf
Für ein Erstgespräch brauchen Sie kein Dossier. Ein paar Minuten reichen, wenn Sie wissen, wonach Sie suchen.
- Website und aktuelle Meldungen des Unternehmens, etwa neue Standorte, Produkte oder Stellenanzeigen
- Rolle der Ansprechperson und ihr Verantwortungsbereich
- Bisherige Kontakte im CRM, auch wenn sie länger zurückliegen
- Ein konkreter Anlass, der den Anruf heute sinnvoll macht
Den passenden Anlass finden
Ein guter Anlass verbindet etwas, das beim Kunden gerade passiert, mit dem, was Sie anbieten. Eine Expansion, ein neues Produkt oder ein Wechsel in der Leitung sind solche Anlässe. Ohne Anlass bleibt nur die Vorstellung Ihres Unternehmens, und die interessiert am Telefon selten.
Ein klares Gesprächsziel festlegen
Das Ziel des ersten Telefonats ist selten der Abschluss. Realistisch ist ein Folgetermin, eine Bedarfsanalyse oder die Zusage, sich ein Angebot anzusehen. Legen Sie das Ziel vor dem Anruf fest und schreiben Sie es auf.
Formulieren Sie Ihr Ziel als Frage, die der Kunde mit Ja beantworten kann. Ein Beispiel ist die Frage, ob ihm in der nächsten Woche ein kurzer Termin passt, um die Ausgangslage genauer anzusehen.
Der Gesprächsleitfaden als Geländer
Ein Gesprächsleitfaden gibt Ihnen Sicherheit, ohne dass Sie ablesen. Er legt die Reihenfolge fest und hält die wichtigsten Fragen bereit. Bewährt hat sich ein Aufbau in vier Schritten.
- EinstiegWer Sie sind, in wessen Auftrag Sie anrufen und warum gerade jetzt.
- Fragen zur AusgangslageOffene Fragen, die den Kunden erzählen lassen. Hören Sie mehr zu, als Sie sprechen.
- Nutzen in einem SatzWas sich für den Kunden ändert. Konkret und ohne Fachbegriffe.
- Nächster SchrittEin Vorschlag mit Datum, den Sie direkt im Gespräch festhalten.
Mit Einwänden rechnen
Einwände gehören zum ersten Gespräch dazu. Wer sie vorher kennt, bleibt ruhig und kann nachfragen. Mehr dazu finden Sie unter Einwandbehandlung.
| Einwand | Mögliche Reaktion |
|---|---|
| „Kein Interesse.“ | Verstehe ich. Darf ich fragen, wie Sie das Thema heute lösen? |
| „Schicken Sie mir Unterlagen.“ | Gern. Damit ich Ihnen das Passende schicke, stelle ich Ihnen zwei kurze Fragen. |
| „Ich habe keine Zeit.“ | Dann halte ich es kurz. Wann passt es Ihnen besser für zehn Minuten? |
Den nächsten Schritt verbindlich machen
Ein gutes Gespräch ohne vereinbarten nächsten Schritt verläuft oft im Sand. Schlagen Sie einen konkreten Termin vor, fassen Sie zusammen, was Sie besprochen haben, und schicken Sie die Bestätigung noch am selben Tag. So wird aus dem ersten Kontakt ein Follow-up mit Termin.
Wie viel der Anruf ausmacht, zeigt ein Projekt aus unserem Alltag. Nach einer reinen Angebots-E-Mail schlossen rund 0,8 % der Kunden ab, mit einem Anruf kurz danach 13 % (Fallstudie E-Mail plus Anruf).
Checkliste vor dem Anruf
- Anlass für den Anruf notiert
- Rolle der Ansprechperson geprüft
- Gesprächsziel als Ja-Frage formuliert
- Die drei häufigsten Einwände durchdacht
- Zwei Terminvorschläge im Kalender frei
Häufige Fragen
Wie lange sollte ein erstes B2B-Telefonat dauern?
So lange, wie Ihr Gegenüber Zeit hat. Fragen Sie zu Beginn, ob es gerade passt. Ist die Zeit knapp, vereinbaren Sie lieber einen festen Termin für ein ausführliches Gespräch.
Sollte ich einen Gesprächsleitfaden wörtlich ablesen?
Nein. Der Leitfaden gibt die Reihenfolge und die wichtigsten Fragen vor. Formulieren Sie in Ihren eigenen Worten und reagieren Sie auf das, was der Kunde sagt.
Was mache ich, wenn ich die Ansprechperson nicht erreiche?
Versuchen Sie es zu verschiedenen Tageszeiten und notieren Sie jeden Versuch im CRM. Fragen Sie im Vorzimmer nach einer guten Zeit für einen Rückruf.
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Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
