Kurz gesagt
- Der Gatekeeper schützt die Zeit des Entscheiders. Das ist sein Job, keine Schikane.
- Wer ehrlich sagt, wer er ist und warum er anruft, kommt weiter als mit Tricks.
- Das Vorzimmer kennt oft den besten Zeitpunkt und die richtige Person.
- Ein freundliches Nein vom Vorzimmer ist eine Information, kein Ende.
Was der Gatekeeper tut
Ein Geschäftsführer bekommt jeden Tag Anrufe, die er nicht braucht. Die Assistenz sortiert. Wichtiges wird durchgestellt, Unwichtiges abgewimmelt oder auf später verschoben. Dafür wird sie bezahlt.
Aus Vertriebssicht ist der Gatekeeper deshalb kein Hindernis, sondern der erste Mensch, den Sie überzeugen müssen. Gelingt das, haben Sie eine Fürsprecherin. Gelingt es nicht, ist die Nummer für Sie verbrannt.
Warum Tricks nicht funktionieren
In alten Verkaufsratgebern finden sich viele Kniffe. Den Vornamen des Chefs nennen, als kenne man sich. Eine Rückrufbitte erfinden. Mit Druck und Tempo sprechen. Das klappt vielleicht einmal. Beim zweiten Anruf erkennt die Assistenz die Masche, und danach ist die Tür zu.
Dazu kommt das Recht. Wer über den Grund seines Anrufs täuscht, bewegt sich schnell im Bereich irreführender Werbung. Ehrlichkeit ist hier nicht nur netter, sondern auch sicherer.
So gewinnen Sie das Vorzimmer für sich
- Klar sagen, wer Sie sind Name, Unternehmen und der Anlass in einem Satz.
- Den Anlass nennen Ein konkreter Bezug zum Unternehmen öffnet mehr Türen als eine allgemeine Vorstellung.
- Um Hilfe bitten „Wer wäre bei Ihnen der richtige Ansprechpartner für das Thema?“ Die Assistenz weiß es oft besser als jede Datenbank.
- Nach dem besten Zeitpunkt fragen Viele Entscheider sind zu bestimmten Zeiten gut erreichbar.
- Namen und Hinweise notieren Wer beim nächsten Anruf die Assistenz mit Namen begrüßt, ist kein Fremder mehr.
So kann es klingen
- Agent
- Guten Tag, hier ist Anna Berger von der Firma Nordwerk. Ich rufe an, weil Sie auf Ihrer Website neue Stellen im Kundenservice ausschreiben.
- Assistenz
- Worum geht es genau?
- Agent
- Wir unterstützen Unternehmen, wenn die Hotline zu Spitzenzeiten nicht hinterherkommt. Wer kümmert sich bei Ihnen um den Kundenservice?
- Assistenz
- Das wäre Herr Schulte. Der ist aber erst nachmittags im Haus.
- Agent
- Danke, das hilft mir sehr. Passt es eher gegen 15 Uhr?
Ehrlicher Anlass, Bitte um Hilfe, Frage nach dem Zeitpunkt. Namen und Beispiel sind zur Veranschaulichung erfunden.
Wenn das Vorzimmer abblockt
„Schicken Sie uns eine E-Mail“ ist der Klassiker. Fragen Sie freundlich, an wen genau, und ob Sie sich danach melden dürfen. Oft bekommen Sie so eine direkte Adresse und einen Namen.
Bleibt es beim Nein, akzeptieren Sie es. Notieren Sie den Grund im CRM und versuchen Sie es mit einem neuen Anlass später wieder. Ein hartnäckiger Anrufer, der nicht lockerlässt, landet schnell auf einer Liste, auf der Sie nicht stehen wollen.
Bedanken Sie sich auch bei einem Nein. Die Assistenz merkt sich, wer freundlich war, und das zahlt sich beim nächsten Anlass aus.
Werbeanrufe im B2B brauchen eine mutmaßliche Einwilligung, also einen konkreten Bezug zum Geschäft des Angerufenen. Das gilt auch, wenn Sie zuerst im Vorzimmer landen. Keine Rechtsberatung.
Typische Fehler
- So tun, als kenne man den Chef persönlich.
- Den Anlass verschweigen und auf Durchstellen hoffen.
- Die Assistenz wie eine Hürde behandeln statt wie eine Gesprächspartnerin.
- Täglich zur selben Uhrzeit anrufen und sich über das gleiche Ergebnis wundern.
Häufige Fragen
Wie komme ich am Gatekeeper vorbei?
Gar nicht vorbei, sondern mit ihm. Nennen Sie offen, wer Sie sind und warum Sie anrufen, und fragen Sie nach der richtigen Person und dem besten Zeitpunkt. Wer ehrlich ist und einen echten Anlass hat, wird häufiger durchgestellt.
Sollte ich die Durchwahl des Entscheiders suchen?
Wenn sie öffentlich ist, können Sie sie nutzen. Rechtlich ändert das nichts. Auch bei einer Durchwahl braucht ein Werbeanruf im B2B einen konkreten Bezug zum Geschäft des Angerufenen.
Was tun, wenn das Vorzimmer sagt, es gibt keinen Bedarf?
Fragen Sie nach, ob das für das ganze Thema gilt oder nur für den Moment. Notieren Sie die Antwort und versuchen Sie es nur mit einem neuen, konkreten Anlass erneut.
Verwandte Begriffe
Zuletzt fachlich geprüft am von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
