Kurz gesagt
- Sales Automation übernimmt wiederkehrende Aufgaben im Vertrieb.
- Typisch sind Lead-Verteilung, Erinnerungen, E-Mail-Folgen und Berichte.
- Automatisierung spart Zeit, ersetzt aber kein gutes Gespräch.
- Zuerst den Prozess klären, dann automatisieren.
Was ist Sales Automation?
Ein großer Teil der Arbeit im Vertrieb wiederholt sich. Anfragen müssen erfasst und verteilt werden, Erinnerungen gesetzt, E-Mails nach festen Mustern verschickt, Berichte erstellt. Diese Aufgaben sind wichtig, aber sie fressen Zeit. Sales Automation übernimmt sie mit Hilfe von Software, meist im oder am CRM.
Richtig eingesetzt, gewinnen Verkäufer Zeit für das, was nur Menschen können, also zuhören, beraten und verhandeln.
Was lässt sich automatisieren?
| Aufgabe | Beispiel |
|---|---|
| Anfragen erfassen | Formular auf der Website legt automatisch einen Kontakt an |
| Leads verteilen | Neue Anfragen gehen nach Regeln an die zuständige Person |
| Sofortige Reaktion | Bestätigung an den Interessenten und Aufgabe für einen Rückruf |
| Wiedervorlagen | Erinnerung, wenn ein Angebot seit einer Woche offen ist |
| E-Mail-Folgen | Geplante Nachrichten über mehrere Tage. Siehe Sales Cadence. |
| Dokumente | Angebote aus Vorlagen erzeugen |
| Berichte | Wöchentliche Auswertungen automatisch versenden |
| Datenpflege | Dubletten erkennen, Felder ergänzen |
Vorteile
- Schnellere Reaktion auf Anfragen
- Weniger vergessene Aufgaben
- Einheitliche Abläufe im Team
- Mehr Zeit für Gespräche
- Bessere Daten für Auswertungen
In einem Projekt mit E-Mail und Anruf schlossen mit Anruf 13 % ab, nur per E-Mail rund 0,8 % (Fallstudie E-Mail plus Anruf). Automatisierte E-Mails können gut vorbereiten, das Gespräch macht oft den Unterschied.
Grenzen der Automatisierung
Automatisierung macht auch Fehler schneller. Wer einen schlechten Prozess automatisiert, bekommt schneller schlechte Ergebnisse. Automatische E-Mails, die nicht zum Empfänger passen, wirken unpersönlich und können verärgern. Und rechtlich gelten für automatisierte Nachrichten dieselben Regeln wie für manuelle.
Werbliche E-Mails brauchen auch im B2B eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, mit einer engen Ausnahme für eigene Bestandskunden. Das gilt auch für automatisierte Folgen. Lassen Sie Ihr Vorgehen prüfen.
Wie beginnen Sie?
- Prozess beschreiben Welche Schritte gibt es heute?
- Zeitfresser finden Welche Aufgaben wiederholen sich oft und kosten viel Zeit?
- Klein anfangen Eine Automatisierung einrichten und testen.
- Wirkung prüfen Spart sie Zeit, verbessert sie Ergebnisse?
- Schrittweise ausbauen Erst dann die nächste Aufgabe.
Beginnen Sie mit der Reaktion auf neue Anfragen. Eine automatische Aufgabe für einen schnellen Rückruf bringt oft mehr als jede aufwendige E-Mail-Strecke.
Was persönlich bleiben sollte
Beratung, Verhandlung, der Umgang mit Beschwerden und Kündigungen sowie wichtige Entscheidungen brauchen Menschen. Automatisierung sollte diese Gespräche vorbereiten und nachbereiten, nicht ersetzen.
Typische Fehler
- Einen unklaren Prozess automatisieren.
- Zu viele automatische E-Mails ohne Bezug zum Empfänger.
- Rechtliche Regeln für E-Mails übersehen.
- Automatisierungen einrichten und nie überprüfen.
Häufige Fragen
Was ist Sales Automation?
Der Einsatz von Software, um wiederkehrende Aufgaben im Vertrieb automatisch zu erledigen, etwa Lead-Verteilung, Erinnerungen, E-Mail-Folgen und Berichte.
Was sollte man im Vertrieb nicht automatisieren?
Beratung, Verhandlung, Beschwerden, Kündigungsgespräche und wichtige Entscheidungen sollten persönlich bleiben.
Braucht man für Sales Automation ein CRM?
Meist ja. Das CRM ist die Datengrundlage, auf der Automatisierungen aufbauen.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
