Das Wichtigste in Kürze
- Vor der Messe gezielt einladen und feste Termine am Stand vereinbaren.
- Auf der Messe zu jedem Kontakt Bedarf und nächsten Schritt notieren.
- Nach der Messe innerhalb weniger Tage anrufen, die wärmsten Kontakte zuerst.
- Den Erfolg an Gesprächen und Aufträgen messen, nicht an Visitenkarten.
Arbeitshilfe als PDFCheckliste, Gesprächsbeispiel und Übersicht auf 2 Seiten, 84 KB
Warum viele Messen weniger bringen als möglich
Auf einer Messe treffen Sie in kurzer Zeit viele Menschen. Doch nicht jeder Besucher ist ein Interessent, und viele Interessenten kommen gar nicht erst an Ihren Stand. Sie haben volle Pläne, besuchen nur bekannte Aussteller oder sind gar nicht auf der Messe. Hinzu kommt, dass die Nacharbeit oft liegen bleibt. Nach der Messe wartet das Tagesgeschäft, und die Kontakte kühlen ab. Siehe Messeakquise.
Das Telefon hilft an beiden Stellen. Vorher sorgt es dafür, dass die richtigen Menschen kommen. Nachher sorgt es dafür, dass aus Gesprächen Aufträge werden.
Der Ablauf im Überblick
Eine gut vorbereitete Messe hat drei Phasen. In den Wochen davor wird eingeladen und es werden Termine vereinbart. Auf der Messe werden Gespräche geführt und sorgfältig festgehalten. In den Tagen danach wird nachgefasst.
Jede Phase braucht eine verantwortliche Person und einen klaren Plan. Besonders die letzte Phase wird oft unterschätzt. Wer schon vor der Messe festlegt, wer wann welche Kontakte anruft, verliert nach der Messe keine Zeit.
Die richtigen Firmen auswählen
Laden Sie nicht wahllos ein. Wählen Sie Firmen aus, die zu Ihrem Zielkundenprofil passen und mit hoher Wahrscheinlichkeit auf der Messe sind. Dazu gehören Bestandskunden, Interessenten aus den letzten Monaten, Kontakte aus früheren Messen und Firmen aus der Region der Messe. Viele Messen veröffentlichen außerdem Ausstellerlisten, die bei der Auswahl helfen.
Werbeanrufe bei Unternehmen brauchen zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Werbliche E-Mails brauchen auch im B2B eine Einwilligung, für Bestandskunden gibt es eine enge Ausnahme. Lassen Sie Ihre Einladungsliste prüfen.
Vor der Messe einladen
Eine gedruckte Einladung oder eine E-Mail allein geht oft unter. Ein kurzer Anruf wirkt persönlicher und bringt eine klare Antwort. Er klärt, ob der Kontakt auf der Messe ist, und bietet einen festen Termin am Stand an. Siehe Einladungsmanagement.
Einladung zu einem Termin am Messestand
- Agent
- Guten Tag, Frau Seidel. Wir sind im März auf der Fachmesse in Halle 4. Sind Sie dieses Jahr auch vor Ort?
- Kundin
- Ja, am Dienstag und Mittwoch.
- Agent
- Wir zeigen dort unsere neue Lösung für die Lagerplanung. Hätten Sie Lust auf eine halbe Stunde am Stand, ohne Wartezeit? Am Dienstag um elf wäre noch etwas frei.
- Kundin
- Das passt, gern.
Ein konkreter Termin statt einer allgemeinen Einladung. Das Beispiel ist zur Veranschaulichung erfunden.
Feste Termine am Stand
Feste Termine sind der größte Hebel einer Messevorbereitung. Ein Besucher mit Termin kommt mit Zeit und einer Frage. Ihr Team kann sich vorbereiten und die passende Person bereithalten. Planen Sie die Termine so, dass zwischen ihnen Raum für spontane Besucher bleibt. Halbstündige Blöcke mit kurzen Pausen haben sich bewährt.
Das Standteam vorbereiten
Das Team am Stand sollte vor der Messe wissen, wer mit Termin kommt und worum es gehen soll. Eine kurze Liste mit Namen, Firma, Anliegen und zuständiger Person reicht. So kann jeder Besucher mit Namen begrüßt werden, und das Gespräch beginnt dort, wo der Einladungsanruf aufgehört hat. Besprechen Sie außerdem, wie Gespräche festgehalten werden und welche Fragen in jedem Gespräch geklärt werden sollen. Ein einheitliches Vorgehen macht die Nacharbeit deutlich leichter.
Planen Sie auch, wer während der Messe neue Termine annimmt. Manche Besucher melden sich spontan und wollen am nächsten Tag wiederkommen. Eine Person, die den Kalender im Blick hat, verhindert Doppelbuchungen.
Bestätigen und erinnern
Schicken Sie nach jedem vereinbarten Termin eine kurze Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Halle, Standnummer und dem Namen der Person, die den Besucher empfängt. Ein bis zwei Tage vor der Messe hilft eine Erinnerung. Auf Messen ist die Ablenkung groß, und eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass der Termin nicht vergessen wird.
Auf der Messe Kontakte festhalten
Eine Visitenkarte allein ist wenig wert. Wichtig ist, was im Gespräch gesagt wurde. Halten Sie zu jedem Kontakt direkt nach dem Gespräch fest, worum es ging.
- Wer war es, und welche Rolle hat die Person?
- Was ist das Anliegen oder Problem?
- Wie dringend ist das Thema?
- Welcher nächste Schritt wurde vereinbart?
- Wie warm ist der Kontakt, auf einer Skala von eins bis drei?
Ein einfaches Formular auf dem Tablet oder eine App, die direkt ins CRM schreibt, spart viel Arbeit nach der Messe.
Nach der Messe schnell nachfassen
Die Tage nach der Messe sind entscheidend. Der Eindruck ist frisch, und die Gesprächspartner erinnern sich an Sie. Nach zwei Wochen sieht das anders aus. Rufen Sie deshalb innerhalb weniger Tage an, die wärmsten Kontakte zuerst. Siehe Follow-up.
Ein guter Nachfassanruf bezieht sich auf das Gespräch am Stand und schlägt einen konkreten nächsten Schritt vor, etwa einen Termin vor Ort oder ein Angebot. Eine allgemeine Dankes-E-Mail an alle Kontakte reicht nicht.
In einem Projekt mit E-Mail und Anruf schlossen mit Anruf 13 % ab, nur per E-Mail rund 0,8 % (Fallstudie E-Mail plus Anruf). Auch nach einer Messe bringt der persönliche Anruf meist mehr als die Nachricht allein.
Kontakte nach Wärme sortieren
Nicht jeder Kontakt braucht dieselbe Behandlung. Teilen Sie die Kontakte nach der Messe in drei Gruppen ein. Warme Kontakte mit konkretem Bedarf werden sofort vom Vertrieb angerufen. Interessierte ohne akuten Bedarf bekommen einen Anruf mit hilfreichen Informationen und einen vereinbarten späteren Kontakt. Kontakte ohne Bedarf werden höflich abgeschlossen. Siehe Warmer Lead.
Kontakte, die nicht gekommen sind
Manche eingeladene Kontakte schaffen es nicht auf die Messe oder sagen kurzfristig ab. Auch sie sind wertvoll. Sie hatten Interesse an einem Gespräch, und ein Anruf nach der Messe mit einem kurzen Bericht über die Neuheiten ist ein guter Anlass. Oft lässt sich daraus ein Termin vor Ort oder per Video vereinbaren.
Wenn die Messe ausfällt
Messen fallen manchmal aus oder werden verschoben, wie viele Unternehmen in den letzten Jahren erlebt haben. Auch dann ist die vorbereitete Liste nicht verloren. Die eingeladenen Kontakte lassen sich anrufen, um stattdessen einen Termin vor Ort oder per Video zu vereinbaren. Manche Unternehmen nutzen das Budget einer ausgefallenen Messe für eine gezielte Telefonkampagne und erreichen damit mehr passende Gesprächspartner als auf dem Messegelände.
Den Erfolg der Messe messen
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Vereinbarte Termine am Stand | Wie gut die Vorbereitung war |
| Wahrgenommene Termine | Wie gut Bestätigung und Erinnerung wirkten |
| Kontakte mit nächstem Schritt | Wie gut die Gespräche am Stand liefen |
| Angebote und Aufträge nach drei Monaten | Was die Messe wirklich gebracht hat |
Vergleichen Sie die Kosten der Messe mit den Aufträgen, die daraus entstanden sind. Erst dann sehen Sie, ob sich der Auftritt gelohnt hat. Siehe Eventmarketing.
Legen Sie im CRM eine eigene Kampagne für jede Messe an und ordnen Sie alle Kontakte zu. Nach drei Monaten sehen Sie, welche Messe wirklich Kunden gebracht hat.
Typische Fehler
- Nur per Post oder E-Mail einladen.
- Keine festen Termine am Stand anbieten.
- Gespräche nicht direkt festhalten.
- Erst Wochen nach der Messe nachfassen.
- Erfolg an der Zahl der Visitenkarten messen.
Das können Sie diese Woche umsetzen
- Erstellen Sie eine Liste mit Firmen, die zur nächsten Messe kommen könnten.
- Legen Sie Zeitblöcke für feste Termine am Stand fest.
- Bereiten Sie ein einfaches Formular für Gesprächsnotizen vor.
- Planen Sie die Nachfassanrufe für die ersten Tage nach der Messe.
- Legen Sie im CRM eine Kampagne für die Messe an.
Checkliste zum Ausdruckenin der Arbeitshilfe als PDF, 2 Seiten, 84 KB
Häufige Fragen
Wann sollte man vor einer Messe einladen?
Etwa vier bis sechs Wochen vorher. Dann sind die Pläne der Besucher noch offen, und es bleibt Zeit für Bestätigung und Erinnerung.
Wie schnell sollte man nach einer Messe nachfassen?
Innerhalb weniger Tage. Die wärmsten Kontakte sollten zuerst angerufen werden, solange das Gespräch noch frisch ist.
Lohnt sich eine Telefonkampagne statt einer Messe?
Das hängt von Ihrer Branche ab. Wenn eine Messe ausfällt oder sich nicht lohnt, kann eine gezielte Kampagne mehr passende Gespräche bringen.
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Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
