Kurz gesagt
- Einladungsmanagement sorgt dafür, dass die richtigen Gäste kommen.
- Ein persönlicher Anruf bringt oft mehr Anmeldungen als eine weitere E-Mail.
- Bestätigung und Erinnerung senken die Zahl der Angemeldeten, die nicht erscheinen.
- Die Nachbereitung entscheidet, ob aus der Veranstaltung Geschäft wird.
Was ist Einladungsmanagement?
Eine Veranstaltung ist nur so gut wie ihre Gäste. Ein Kundentag mit zwölf statt sechzig Teilnehmenden, ein Webinar, zu dem sich viele anmelden und wenige erscheinen, ein Messestand, an dem die wichtigsten Kunden vorbeigehen. In allen Fällen lag es selten am Programm, sondern an der Einladung.
Einladungsmanagement macht aus dem Versand einer Einladung einen geplanten Ablauf. Es beginnt Wochen vor dem Termin und endet erst, wenn alle Gäste nach der Veranstaltung kontaktiert wurden.
Wie läuft Einladungsmanagement ab?
- Gästeliste festlegen Wen wollen Sie wirklich dabeihaben, und wen davon zuerst?
- Einladen Per Brief oder per E-Mail an Kontakte mit Einwilligung, mit klarem Nutzen der Veranstaltung.
- Telefonisch nachfassen Bei wichtigen Gästen nachfragen, Fragen beantworten, Anmeldung aufnehmen.
- Bestätigen Datum, Ort, Ablauf und Ansprechperson schriftlich senden.
- Erinnern Einige Tage vorher und am Vortag.
- Nachbereiten Teilnehmende und Abwesende nach der Veranstaltung kontaktieren.
So kann das Nachfassen klingen
- Agent
- Guten Tag, Frau Kühn, hier ist Tim Brand von Firma Nordwerk. Wir hatten Sie zu unserem Praxistag am 14. März eingeladen. Ich wollte fragen, ob die Einladung bei Ihnen angekommen ist und ob das Thema für Sie passt.
Anlass nennen, kurz nachfragen, keine Überredung. Namen und Firma sind zur Veranschaulichung erfunden.
Woran Sie den Erfolg messen
| Kennzahl | Formel |
|---|---|
| Anmeldequote | Anmeldungen ÷ Eingeladene |
| Teilnahmequote | Erschienene ÷ Angemeldete |
| Anteil Wunschgäste | Erschienene Wunschgäste ÷ alle Wunschgäste |
| Folgekontakte | Termine oder Angebote nach der Veranstaltung |
Die Teilnahmequote ist oft die ehrlichste Zahl. Viele Anmeldungen mit wenigen Gästen zeigen, dass die Anmeldung zu leicht oder die Erinnerung zu schwach war.
Was nach der Veranstaltung passiert
Die meisten Unternehmen investieren viel in Einladung und Durchführung und wenig in die Tage danach. Dabei ist die Erinnerung an gute Gespräche jetzt frisch. Ein Anruf in der Woche nach der Veranstaltung, mit Bezug auf ein Gespräch vor Ort, ist ein natürlicher Anlass. Auch Angemeldete, die nicht kommen konnten, freuen sich oft über die Unterlagen und eine kurze Nachfrage.
Notieren Sie während der Veranstaltung zu jedem wichtigen Gast ein Stichwort aus dem Gespräch. Das macht den Anruf danach persönlich.
Was rechtlich gilt
Einladungen zu Veranstaltungen, die dem Verkauf dienen, gelten in der Regel als Werbung. Für E-Mails braucht es daher eine Einwilligung, für Anrufe bei Verbrauchern eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, im B2B zumindest eine mutmaßliche.
Prüfen Sie die Kontaktwege für Ihre Gästeliste vor dem Versand.
Typische Fehler
- Einladungen zu spät verschicken.
- Nur per E-Mail einladen und nie nachfassen.
- Keine Erinnerung am Vortag senden.
- Anmeldungen ohne Bestätigung lassen.
- Nach der Veranstaltung niemanden anrufen.
Häufige Fragen
Wie viele Eingeladene kommen zu einer Veranstaltung?
Das hängt stark von Thema, Beziehung zu den Gästen und Art der Einladung ab. Persönliche Einladungen und Nachfassen erhöhen die Quote meist deutlich. Messen Sie Ihre eigene Quote und vergleichen Sie Veranstaltungen.
Wie senkt man die Zahl der Angemeldeten, die nicht kommen?
Mit einer Bestätigung, einer Erinnerung einige Tage vorher und am Vortag sowie einem kurzen Anruf bei wichtigen Gästen.
Lohnt sich telefonisches Einladungsmanagement?
Bei wichtigen Gästen und kleineren Veranstaltungen fast immer, weil ein persönliches Gespräch mehr bewirkt als eine weitere E-Mail.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
