Kurz gesagt
- Vertragsmanagement begleitet Verträge vom Entwurf bis zur Verlängerung.
- Fristen und Laufzeiten werden zentral überwacht.
- Rechtzeitige Gespräche vor dem Vertragsende sichern Verlängerungen.
- Ein zentrales System verhindert, dass Wissen in einzelnen Postfächern liegt.
Was ist Vertragsmanagement?
In vielen Unternehmen liegen Verträge in Ordnern, Postfächern und auf Laufwerken verteilt. Wann ein Vertrag ausläuft, merkt man oft erst, wenn die Kündigung eintrifft. Vertragsmanagement bringt Ordnung hinein. Es sorgt dafür, dass jeder Vertrag auffindbar ist, wichtige Fristen bekannt sind und rechtzeitig gehandelt wird.
Für den Vertrieb ist das besonders bei wiederkehrenden Verträgen wichtig, etwa bei Abonnements, Wartungs- oder Serviceverträgen.
Der Lebenszyklus eines Vertrags
- Anbahnung Bedarf klären, Angebot erstellen. Siehe Angebotserstellung.
- Verhandlung Konditionen abstimmen, Entwurf prüfen.
- Abschluss Unterschrift und Dokumentation.
- Ablage Zentral und auffindbar, mit allen wichtigen Daten.
- Überwachung Pflichten, Leistungen und Fristen im Blick behalten.
- Verlängerung oder Beendigung Rechtzeitig Gespräch führen, entscheiden, umsetzen.
Welche Daten gehören erfasst?
| Angabe | Warum wichtig |
|---|---|
| Vertragspartner und Ansprechperson | Wer ist zuständig? |
| Beginn und Laufzeit | Wann endet der Vertrag? |
| Kündigungsfrist | Bis wann kann gekündigt werden? |
| Automatische Verlängerung | Verlängert sich der Vertrag, wenn niemand kündigt? |
| Preise und Anpassungsregeln | Wann und wie dürfen Preise steigen? |
| Besondere Pflichten | Service, Berichte, Mindestmengen |
Verlängerungen im Bestand
Das Ende eines Vertrags ist ein kritischer Moment. Der Kunde überlegt, ob er bleibt. Wer erst nach der Kündigung anruft, hat schlechtere Karten. Wer einige Wochen vor Ablauf der Kündigungsfrist ein Gespräch sucht, kann Zufriedenheit prüfen, Wünsche aufnehmen und ein passendes Angebot machen.
Bei einem direkten Produktwechsel stiegen 220 Kunden in einen Vertrag mit 24 Monaten Laufzeit um, das entspricht 22 % Wechselquote, Zwischenstand nach 6 Wochen (Fallstudie Direkter Produktwechsel). Gespräche rund um Laufzeiten sind eine typische Aufgabe im Bestand.
Wenn ein Kunde doch kündigt, hilft ein strukturiertes Gespräch. Siehe Kündigerrettung.
Kündigungen dürfen nicht erschwert oder verzögert werden. Nehmen Sie eine Kündigung zuerst an und bestätigen Sie sie, bevor Sie ein Angebot machen. Lassen Sie Ihre Abläufe prüfen.
Werkzeuge
Für wenige Verträge reicht eine gepflegte Tabelle mit Erinnerungen. Ab einer gewissen Zahl lohnt sich Software, die Fristen automatisch meldet und Verträge mit Kundendaten im CRM verbindet. Wichtig ist weniger das Werkzeug als die Disziplin, jeden Vertrag vollständig zu erfassen.
Legen Sie für jeden Vertrag eine Erinnerung drei Monate vor Ablauf der Kündigungsfrist an. So bleibt genug Zeit für ein Gespräch, bevor der Kunde sich festlegt.
Typische Fehler
- Verträge dezentral ablegen, sodass niemand den Überblick hat.
- Kündigungsfristen verpassen, auch bei eigenen Lieferantenverträgen.
- Kunden erst nach Eingang der Kündigung ansprechen.
- Preisanpassungsklauseln nie nutzen, obwohl Kosten steigen.
Häufige Fragen
Was ist Vertragsmanagement?
Die systematische Verwaltung von Verträgen von der Erstellung über Ablage und Überwachung bis zur Verlängerung oder Beendigung.
Warum ist Vertragsmanagement im Vertrieb wichtig?
Weil Laufzeiten und Fristen bestimmen, wann ein Kunde neu entscheidet. Wer sie kennt, kann rechtzeitig sprechen und Verlängerungen sichern.
Welche Software braucht man für Vertragsmanagement?
Für wenige Verträge reicht eine Tabelle mit Erinnerungen. Bei vielen Verträgen helfen spezielle Programme oder Funktionen im CRM.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
