Kurz gesagt
- Die TCO umfasst alle Kosten über die gesamte Nutzungsdauer.
- Der Kaufpreis ist oft nur ein Teil davon.
- Ein teureres Angebot kann über die Laufzeit günstiger sein.
- Im Verkauf hilft die TCO, den Blick vom Preis auf die Gesamtkosten zu lenken.
Was ist Total Cost of Ownership?
Eine Software ist günstig in der Anschaffung, aber teuer in der Einrichtung. Ein Dienstleister hat einen niedrigen Stundensatz, braucht aber viel Abstimmung. Ein Gerät ist billig, aber wartungsintensiv. In all diesen Fällen sagt der Preis wenig über die tatsächlichen Kosten.
Die TCO betrachtet deshalb den gesamten Zeitraum der Nutzung. Sie zählt alle Kosten zusammen, die durch die Entscheidung entstehen, auch die versteckten.
Welche Kosten gehören dazu?
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Anschaffung | Kaufpreis, Lizenzen, Einrichtungsgebühren |
| Einführung | Anbindung an Systeme, Datenübernahme, Schulung |
| Betrieb | Laufende Gebühren, Personal, Infrastruktur |
| Wartung | Updates, Support, Reparaturen |
| Interne Zeit | Abstimmung, Steuerung, Fehlerbehebung |
| Ende | Kündigung, Wechsel, Datenexport |
Rechenbeispiel über drei Jahre
Vergleich zweier Angebote für eine Hotline
- Angebot A, niedrigerer Stundensatz, über drei Jahre
- 210.000 €
- Angebot A, interne Abstimmung und Nachschulung wegen hoher Fluktuation
- 45.000 €
- TCO Angebot A
- 255.000 €
- Angebot B, höherer Stundensatz, über drei Jahre
- 230.000 €
- Angebot B, interne Abstimmung
- 15.000 €
- TCO Angebot B
- 245.000 €
Die Zahlen sind ein erfundenes Beispiel. Sie zeigen, dass der niedrigere Preis nicht immer die niedrigeren Gesamtkosten bedeutet.
Die TCO im Verkaufsgespräch
Wenn Ihr Angebot teurer ist als das eines Wettbewerbers, ist die TCO oft das bessere Argument als ein Rabatt. Zeigen Sie, welche Kosten beim Kunden durch Ihr Angebot sinken oder gar nicht erst entstehen. Wichtig ist Ehrlichkeit. Rechnen Sie mit Annahmen, die der Kunde nachvollziehen und selbst anpassen kann.
So kann das Gespräch klingen
- Kunde
- Ihr Angebot liegt pro Stunde deutlich über dem anderen.
- Agent
- Das stimmt. Darf ich mit Ihnen kurz die Kosten über die drei Jahre durchgehen, inklusive Schulung und Abstimmung? Dann sehen wir, wo der Unterschied wirklich liegt.
Den Vergleich auf die Gesamtkosten lenken, mit dem Kunden gemeinsam. Das Beispiel ist zur Veranschaulichung erfunden.
Praxistipp. Bauen Sie eine einfache Tabelle, in die der Kunde seine eigenen Zahlen eintragen kann. Eine Rechnung, die er selbst gemacht hat, überzeugt ihn mehr als Ihre.
Grenzen der TCO
Nicht alle Kosten lassen sich genau beziffern, etwa Ärger durch schlechten Service oder verlorene Kunden. Solche Folgen gehören trotzdem ins Gespräch, als Beschreibung oder Spanne. Die TCO sagt außerdem nichts über den Nutzen. Dafür ergänzen Sie sie um den Ertrag, etwa mit dem ROI im Vertrieb.
Typische Fehler
- Nur den Kaufpreis vergleichen.
- Interne Arbeitszeit vergessen.
- Annahmen so wählen, dass das eigene Angebot gewinnt.
- Die TCO ohne Bezug zum Nutzen betrachten.
Häufige Fragen
Was gehört zur Total Cost of Ownership?
Alle Kosten über die Nutzungsdauer, also Anschaffung, Einführung, Betrieb, Wartung, interne Zeit und Kosten am Ende der Nutzung.
Was ist der Unterschied zwischen TCO und ROI?
Die TCO betrachtet nur die Kosten. Der ROI setzt den Ertrag ins Verhältnis zu den Kosten und zeigt, ob sich eine Investition lohnt.
Wann lohnt sich eine TCO-Rechnung im Vertrieb?
Vor allem, wenn Ihr Angebot teurer ist, aber spätere Kosten senkt, und bei größeren Entscheidungen mit längerer Laufzeit.
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Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
