Kurz gesagt
- Ein RFP ist eine formale Angebotsanfrage an mehrere Anbieter.
- Er enthält Anforderungen, Kriterien, Fristen und den Ablauf der Auswahl.
- Nicht jede Ausschreibung lohnt eine Antwort, eine ehrliche Prüfung spart Zeit.
- Gute Antworten gehen auf die Kriterien ein und bleiben verständlich.
Was ist ein Request for Proposal?
Größere Unternehmen und öffentliche Stellen kaufen selten ohne Vergleich. Sie beschreiben ihre Anforderungen in einem Dokument und schicken es an mehrere Anbieter. Diese antworten mit einem Angebot, das nach festen Kriterien bewertet wird. Das Verfahren soll Entscheidungen nachvollziehbar und fair machen.
Neben dem RFP gibt es verwandte Formen. Ein Request for Information, kurz RFI, sammelt zunächst nur Informationen über mögliche Anbieter. Ein Request for Quotation, kurz RFQ, fragt vor allem nach Preisen für klar beschriebene Leistungen. Öffentliche Ausschreibungen folgen eigenen rechtlichen Regeln.
Was steht in einem RFP?
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| Ausgangslage | Wer ausschreibt und warum |
| Anforderungen | Was die Lösung leisten muss, oft als Liste |
| Rahmen | Volumen, Laufzeit, Standorte, Servicezeiten |
| Kriterien | Wie Angebote bewertet und gewichtet werden |
| Ablauf | Fristen, Fragerunde, Präsentationen, Entscheidung |
| Formalien | Form der Antwort, Unterlagen, Ansprechperson |
Lohnt sich die Antwort?
Eine Antwort auf einen RFP kostet viel Zeit. Prüfen Sie deshalb ehrlich, ob Sie eine Chance haben.
Prüffragen
- Passen die Anforderungen zu dem, was Sie gut können?
- Kennen Sie den Kunden, oder kommt der RFP aus dem Nichts?
- Ist der Zeitplan realistisch für eine gute Antwort?
- Wirkt der RFP auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten?
- Lohnt sich der Auftrag im Verhältnis zum Aufwand?
Ein RFP, bei dem Sie den Kunden vorher nie gesprochen haben, ist oft schwer zu gewinnen. Häufig hat ein anderer Anbieter die Anforderungen schon mitgeprägt.
Wie schreiben Sie eine gute Antwort?
- Fragerunde nutzen Stellen Sie Fragen, die Ihnen und dem Kunden helfen.
- Kriterien abarbeiten Gehen Sie auf jedes Kriterium sichtbar ein, in der vorgegebenen Reihenfolge.
- Zusammenfassung vorn Eine Seite, die erklärt, warum Ihr Angebot passt.
- Belege liefern Referenzen, Abläufe, Beispiele mit nachprüfbaren Zahlen.
- Verständlich bleiben Kurze Sätze, klare Tabellen, keine Werbesprache.
- Fristen einhalten Verspätete Antworten werden oft gar nicht bewertet.
Beantworten Sie jede Anforderung zuerst mit Ja, Nein oder Teilweise und erklären Sie dann. So findet der Bewerter Ihre Antwort schnell, und Sie wirken ehrlich.
Nach der Abgabe
Viele RFPs enthalten eine Präsentationsrunde mit den besten Anbietern. Dort zählt, ob Sie die Lage des Kunden verstanden haben. Bei Dienstleistungen ist ein Pilot oder Proof of Concept ein guter Vorschlag, um das Risiko für den Kunden zu senken. Fragen Sie nach einer Absage nach den Gründen. Das hilft bei der nächsten Ausschreibung.
Typische Fehler
- Jede Ausschreibung beantworten, ohne die Chancen zu prüfen.
- Standardtexte verwenden, die nicht auf die Kriterien eingehen.
- Die Fragerunde auslassen.
- Zu spät anfangen und unter Zeitdruck schreiben.
- Nach einer Absage nicht nach dem Grund fragen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen RFP, RFI und RFQ?
Ein RFI sammelt Informationen über Anbieter. Ein RFP fordert ein vollständiges Angebot mit Lösung und Preis. Ein RFQ fragt vor allem nach Preisen für klar beschriebene Leistungen.
Wie lange dauert ein RFP-Verfahren?
Von der Veröffentlichung bis zur Entscheidung oft mehrere Wochen bis Monate, je nach Umfang und Zahl der Beteiligten.
Kann man ohne vorherigen Kontakt eine Ausschreibung gewinnen?
Es ist möglich, aber schwerer. Anbieter, die den Kunden schon kennen, verstehen die Anforderungen besser und können gezielter antworten.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
