Kurz gesagt
- Forderungsmanagement sorgt dafür, dass Rechnungen bezahlt werden.
- Es beginnt schon vor dem Vertrag mit klaren Zahlungsbedingungen.
- Eine freundliche, frühe Erinnerung ist oft wirksamer als eine späte Mahnung.
- Vertrieb und Buchhaltung sollten eng zusammenarbeiten.
Was ist Forderungsmanagement?
Ein Verkauf ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn das Geld auf dem Konto ist. Offene Rechnungen binden Kapital, verursachen Aufwand und können für kleinere Unternehmen schnell zum Problem werden. Forderungsmanagement sorgt dafür, dass Zahlungen planbar eingehen.
Dabei geht es nicht nur ums Mahnen. Gutes Forderungsmanagement beginnt früher, nämlich mit klaren Bedingungen und korrekten Rechnungen.
Wie läuft Forderungsmanagement ab?
| Phase | Maßnahmen |
|---|---|
| Vor dem Vertrag | Zahlungsfähigkeit prüfen, Zahlungsziele und Bedingungen klar regeln |
| Rechnung | Korrekt, vollständig und zeitnah stellen |
| Überwachung | Fälligkeiten im Blick behalten |
| Erinnerung | Freundlicher Hinweis kurz nach Fälligkeit |
| Mahnung | Schriftliche Mahnungen mit Fristen |
| Weitere Schritte | Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren |
Die Zahlungserinnerung am Telefon
Viele offene Rechnungen haben einfache Gründe. Die Rechnung ist untergegangen, eine Angabe fehlt, die zuständige Person ist im Urlaub. Ein kurzer, freundlicher Anruf klärt das oft schneller als ein Brief. Er zeigt außerdem, ob es ein echtes Problem gibt, etwa Unzufriedenheit mit der Leistung.
Eine freundliche Zahlungserinnerung
- Agent
- Guten Tag, Frau Lindner. Ich rufe wegen unserer Rechnung vom 3. des Monats an. Uns ist aufgefallen, dass sie noch offen ist. Ist bei Ihnen alles angekommen?
- Kundin
- Ach, die liegt noch bei mir, weil die Bestellnummer fehlt.
- Agent
- Danke für den Hinweis. Ich schicke sie Ihnen heute mit Bestellnummer neu.
Das Beispiel ist zur Veranschaulichung erfunden.
Auch Kündigungen haben manchmal mit offenen Beträgen zu tun. Ein Gespräch kann klären, ob ein Kunde gehen will oder nur ein Problem mit der Rechnung hat.
Die Rolle des Vertriebs
Der Vertrieb kennt die Kunden am besten. Er kann einschätzen, ob ein Zahlungsverzug ein Versehen ist oder ein Warnsignal. Umgekehrt sollte die Buchhaltung den Vertrieb informieren, bevor sie bei einem wichtigen Kunden zu harten Mitteln greift. So wird verhindert, dass eine Mahnung eine gute Beziehung beschädigt, die sich mit einem Anruf hätte retten lassen.
Wann ein Kunde in Zahlungsverzug ist und welche Kosten verlangt werden dürfen, regelt das Gesetz und unterscheidet sich zwischen Verbrauchern und Unternehmen. Lassen Sie Fristen, Mahnschritte und Texte prüfen.
Wichtige Kennzahlen
- Durchschnittliche Zeit bis zum Zahlungseingang
- Anteil überfälliger Forderungen
- Forderungsausfälle im Verhältnis zum Umsatz
- Anteil der Fälle, die nach der ersten Erinnerung erledigt sind
Fragen Sie bei jeder verspäteten Zahlung nach dem Grund und notieren Sie ihn. Häufen sich bestimmte Gründe, liegt das Problem oft in Rechnungen oder Abläufen, nicht bei den Kunden.
Typische Fehler
- Zahlungsbedingungen im Vertrag unklar lassen.
- Fehlerhafte Rechnungen verschicken.
- Zu lange warten, bevor man sich meldet.
- Gleich mit harten Mahnungen beginnen.
- Vertrieb und Buchhaltung nicht abstimmen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Mahnwesen?
Das Mahnwesen ist ein Teil des Forderungsmanagements. Forderungsmanagement beginnt schon vor dem Vertrag und umfasst auch Prüfung, Rechnung und Überwachung.
Darf man Kunden wegen offener Rechnungen anrufen?
Ein Anruf bei eigenen Kunden zu einer offenen Rechnung ist in der Regel möglich. Er sollte sachlich und freundlich sein. Lassen Sie Ihr Vorgehen im Einzelfall prüfen.
Wann sollte man an eine offene Rechnung erinnern?
Kurz nach Ablauf des Zahlungsziels. Eine frühe, freundliche Erinnerung klärt viele Fälle, bevor sie zum Problem werden.
Verwandte Begriffe
Fachlich geprüft von Emmanouil Athanassakis.
Hat ContactXpert 2023 in Mönchengladbach gegründet und führt das Unternehmen. Er schreibt über Vertrieb am Telefon, die Arbeit mit Bestandskunden und die Rettung von Kündigern.
